物販を行っているエステサロンにおいて、商品の在庫管理は非常に重要であり、雑な管理をしてしまうと経営面にも大きな支障を与えかねません。

この記事では、エステサロンを経営している方に向けて、在庫管理における代表的な失敗例を踏まえ、在庫管理で失敗しないためのコツについて紹介しています。「在庫管理のやり方がよくわからない」という方は、ぜひ参考にしてみてください。

在庫管理が必要な理由とは

在庫管理を徹底的にしなくても店舗の経営が回ることもあるため「そもそも在庫管理ってなんで必要なの？」と思う方もいるでしょう。エステサロンはサービス業メインで、小売店ではないため在庫管理の重要性を意識していないオーナー様も多いです。

しかし、在庫管理は店舗経営にとって非常に重要なことであり、店舗目線と顧客目線でそれぞれ必要な理由があります。在庫管理の必要性を感じないという方は、下記の2つの点を意識すると、より店舗経営が円満になるでしょう。

収支に影響する

在庫管理が必要な1つ目の理由は、店舗の収支に影響するためです。

在庫管理が適切に行われない場合、物販用の商品や顧客へサービスを提供する際に使用する商材が足りなくなったり、多くなりすぎたりします。在庫を抱えすぎると、消費しきれなくなり店舗の利益を圧迫してしまいますし、逆に在庫が足りないと、販売したい商品や施術に使用する商材が足りないことで売上が減ってしまいます。

そのため、在庫管理では消費が多い物、消費が少ない物を把握し、適切な量を発注して管理し続けなければ店舗の収支が安定しません。

サービスの質が下がる

在庫管理が必要な2つ目の理由は、サービスの質が下がってしまうためです。

上述したように、在庫が足りなくなってしまうと顧客へ販売できる商品が無くなってしまったり、施術で使用できる商材が足りなくなることでサービスが提供できなくなったりしかねません。

その場合、顧客からすれば「買いたい物が買えない」、「受けたいサービスが受けられない」という事態になってしまい、顧客満足度が低下してしまいます。

在庫管理の基本とは

まずは在庫管理の基本について紹介します。

在庫管理を何となく行っている店舗も少なくありませんが、機会損失をしないためには適切な在庫管理が必要不可欠です。在庫管理は基本的に「使用期限」、「数量」、「品質」の3つから見ていく必要があります。

使用期限の管理

エステサロンではサプリメントや化粧品、ボディクリームなどを扱っている店舗が多く、サプリメントは消費期限が定められているため言うまでもありませんが、化粧品やボディクリームも使用期限が定められていることがほとんどです。

もし使用期限が過ぎていたりギリギリの物を提供してしまっては、店舗の信用に大きな傷を与えてしまいます。そのため、消費期限や使用期限が一定数超えている場合は、顧客へ提供せずに自身で処分しなければいけません。

もし期限が迫っている物の在庫が多くなってしまうと、消費するだけでも苦労する上に廃棄した分だけ発注費が無駄になってしまいます。

数量の管理

在庫よりも注文が大きく上回ってしまっては販売機会の損失に、注文よりも在庫が大きく上回ってしまうと在庫コスト（在庫の管理費や倉庫費、在庫処分費等）が増えていってしまいます。過去実績などを元に需要予想を行うことが重要です。

また、数量管理を行う時は、データ入力ミスが無いように、入荷日や製品の消費期限をパソコンの表計算ソフト等で管理するようにしましょう。手書きで管理すると検索ができなかったり、記入ミスなども多かったりするため、あまりおすすめできません。

また、発注をする際には必ずダブルチェックを行い、適切な量の発注ができているかを確認するようにしましょう。

品質の管理

使用期限が過ぎていたり、保存方法が適切ではなく品質が落ちているような商品、商材の提供は特に注意しなければいけません。特に夏場のように室内の気温管理が難しい場合は要注意です。

一度顧客が品質を疑ってしまうと、信頼を取り戻すためにはかなりの労力を費やすことになるため、在庫の保存方法にも気配りをしましょう。

在庫管理で起こりやすい失敗例とは

続いては、在庫管理で起こりやすい失敗例について紹介します。在庫管理ではさまざまな失敗例がありますが、今回は中でも起こりやすい3つの例を紹介します。

発注しすぎて使用期限が過ぎてしまう

1つ目の失敗例は、過剰発注による使用期限の超過と在庫の処分です。

この問題が発生してしまう原因としては、需要予測の不正確さが挙げられます。どのくらいの顧客から注文がくるかを過去の販売実績等から予測して、根拠に基づいた数を発注するようにしましょう。

新商品のように、どのくらい消費できるのかが不明な場合は要注意です。発売前から人気であり、すぐに売り切れてしまうかもしれないと思いかなりの量を発注したが、発売が始まってから全く売れなかったというケースは少なくありません。

大きなロット数で発注した方が発注費が安く済むため、一度に大量発注した結果、在庫が大量に余ってしまい損をするケースはよくあります。もし売れるか不明な商品を扱う場合は、まず少数だけ発注しておき、一定期間での販売数を把握してから徐々に量を増やしていくと良いでしょう。

現在の在庫数を確認せずに発注しすぎてしまう

ルーティン的に発注業務を行っていた結果、気が付いたら大量の在庫を抱えてしまっていた、というパターンも少なくありません。これは、現在の在庫量を正確に把握してから発注していないために発生する問題です。

感覚で在庫を管理をしようとしても、正確な管理はできません。個数を把握せずに発注を繰り返してしまうと、後々になって処分に困ったり場所を大きく取ってしまったりするため、必ず管理表やツールを使って管理しましょう。

在庫が余っている時に新商品が発売される

エステサロンなどの美容業界では、次から次へと新商品が開発されており、新たな製品の販売をすぐにでも開始したいというオーナーの方は少なくありません。しかし、旧商品を発注したばかりの状況で新商品の販売を開始してしまうと、旧商品の在庫を大量に余らせてしまうことになります。

このような事態を避けるためにも、新商品の発売も視野に入れつつ在庫管理をしていきましょう。

在庫管理で失敗しないためのコツとは

在庫管理は少しのミスで店舗の収支に大きな影響を与えてしまうため、適切な在庫管理が求められます。

今回は在庫管理で失敗しないためのコツを4つ紹介します。

発注・在庫管理担当者を決める

在庫管理でまずやるべきことは、発注・在庫管理担当者を付けることです。

誰でも発注できる方が、状況に応じて適宜商品の管理がしやすくなると思われがちですが、発注量や発注頻度に関するミスは経営に大きく響くため、担当者を決めて確実に行うことの優先度が非常に高いです。

専任の担当者を用意した上で、その他複数名でダブルチェックする体制も設けられると良いでしょう。

先入先出を徹底する

在庫管理をする際はただ管理をするだけでなく、消費する順番にもコツがあります。

「先入先出」とは、先に発注したものを先に消費することであり、消費期限や使用期限が近い物を優先的に消費するための手法です。
これとは逆に、後に発注したものを先に消費することを「後入先出」と言います。

「後入先出」の場合は、在庫の保管に関しては特に気を付ける点はありませんが、「先入先出」の場合は、保管方法を工夫しなければ毎回古いものを棚から降ろすなどの作業が必要なってしまいます。

「先入先出」は在庫管理が面倒であるため、ついついサボりがちですが、製品品質を保ち顧客満足度を高めるためには必ず必要な考え方と言えます。

入出庫台帳を記録する

ほとんどの店舗が売上や仕入、経費などを管理していると思いますが、意外にも在庫の管理は記録漏れが多いです。多くの商品を扱っている店舗ほど感覚だけでの管理は困難なため、必ず仕入や消費について記録しておきましょう。

特に、在庫を処分する際には注意が必要で、在庫の処分は「棚卸資産廃棄損」として経費計上することで、税制面で節税効果を働かせることができます。ただし、「本当にその商品を廃棄したのか」は税務調査において焦点となることが多いため、いつ、どれだけの在庫を廃棄したかを証明できるような資料、例えば、廃棄業者の領収書や明細、廃棄在庫リストなどを準備しておきましょう。

発注するタイミングを決める

在庫管理を適切な量で保つには、発注するタイミングが重要です。

なぜなら、商品はなくなったタイミングで発注してもすぐには手元には来ず、納品まである程度の時間を要する為です（発注リードタイムといいます）。

商品ごとの消費スピードを見極め、在庫が余ったり足りなくなったりすることのないように、発注リードタイムの事を考慮して「特定の数を下回ったら発注する」といったタイミングを定めておくと良いでしょう。

効果的な在庫管理をして店舗経営を安定させよう

今回はエステサロンの在庫管理について、代表的な失敗例を踏まえ、失敗しないためのコツについて紹介しました。

在庫管理は店舗経営において非常に重要なことであり、売上を伸ばせていても在庫管理が上手くいかずに利益が出せていない店舗も少なくありません。

反対に、売上がそこまで伸ばせていなかったとしても、在庫管理を効果的に行うことで利益を伸ばし続けている店舗もあります。

店舗の経営を安定させるためにも、在庫管理を適切に行い、無駄な支出を減らすように努めましょう。